Przechowywanie dokumentacji pracowniczej 10 czy 50 lat?
Na pracodawcę, który:
- nie prowadzi dokumentacji pracowniczej,
- nie przechowuje dokumentacji pracowniczej przez wymagany prawem okres,
- pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem,
może zostać nałożona grzywna nawet do 30 tysięcy złotych.
Pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza).
Zgodnie z aktualnymi przepisami pracodawca obowiązany jest przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w w/w okresie pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej.
Pracownik, o czym należy go poinformować, ma możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej.
Okres przechowywania 10 lat
Okres 10 lat na przechowywanie dokumentacji pracowniczej dotyczy wyłącznie stosunków pracy nawiązanych po 1 stycznia 2019 roku.
Wyjątek!
Jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca:
• jest stroną tego postępowania – przechowuje dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż do upływu okresu 10-letniego, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł
• powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – 10 letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, przedłuża się o 12 miesięcy.
Dla osób zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania akt osobowych wynosi 50 lat.
Inne dokumenty, które nie podlegały włączeniu do akt osobowych, takie jak np. lista obecności, dokumentacja dotycząca rozliczania czasu pracy, przez czas odpowiadający okresowi przedawnienia roszczeń pracowniczych, czyli przez 3 lata zgodnie z art. 291 kodeksu pracy.
W stosunku do pracowników zatrudnionych przed
1 stycznia 1999 r. okres 50 lat przechowywania dokumentacji nie może zostać skrócony.
Okres przechowywanie dokumentacji pracowniczej osób zatrudnionych po 31 grudnia 1998 roku, a przed 1 stycznia 2019 roku, można skrócić do 10 lat. W tym celu należy spełnić poniższe warunki:
przekazać oświadczenia do ZUS OSW,
przekazać raport informacyjny do ZUS RIA.
Okres 10 lat zacznie biec od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony do ZUS.
Jak liczyć okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej?
Dla okresu 10 lat przechowywania dokumentacji pracowniczej okres ten należy liczyć od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Jeżeli więc umowa uległa rozwiązaniu w dniu 31 października 2023 r. to pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą do 31 grudnia 2033 roku.
Dla okresu 50 lat okres przechowywania liczyć należy od dnia ustania stosunku pracy. Oznacza to, że okres przechowywania dokumentacji pracowniczej w tym przypadku upłynie z dniem 31 października 2073 roku.
Informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej.
W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:
1) okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
2) możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej
3) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w pkt 2.
Obowiązek informacyjny dotyczy pracowników, którzy nawiązali stosunki pracy po 31 grudnia 2018 r.
Wzór informacji o przechowaniu dokumentacji pracowniczej dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.
……………………………… ………, dnia …………………………..
Dane pracodawcy
Sz.P………………….
Dane pracownika
INFORMACJA O PRZECHOWANIU DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ
Informuję Pana/Panią, że:
Okres przechowywania Pani/Pan dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu tj. do dnia ….
Może Pani/Pan odebrać swoją dokumentację pracowniczą, do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu jej przechowywania tj. do …….r.
W przypadku nieodebrania dokumentacji pracowniczej w okresie o którym mowa w pkt. 2 zostanie ona zniszczona.